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Fahrzeug- und Motorentechnik

7. – 9. Oktober 2019

Automobile and Engine Technology

October 7th – 9th, 2019

Geschäftsbedingungen

Allgemeine Geschäftsbedingungen
Aachener Kolloquium Fahrzeug- und Motorentechnik GbR

Version vom 26.04.2018 15:39

1. Veranstalter

Das Aachener Kolloquium Fahrzeug- und Motorentechnik wird von der gleichnamigen GbR ausgerichtet.

2. Leistungen

Die Leistungen werden in Art und Umfang gemäß der Beschreibung auf den für das jeweilige Jahr gültigen Anmeldeformularen sowie den Ausführungen auf der Webseite und im gültigen Programmheft erbracht. Die Anmeldung zum Aachener Kolloquium Fahrzeug- und Motorentechnik beinhaltet weder die Reservierung eines Hotelzimmers, noch den Transport für die An- und Abreise der Teilnehmer.

3. Leistungsumfang

Die Teilnehmergebühren beinhalten den Zutritt zur Ausstellung und zu den Fachvorträgen an allen Veranstaltungstagen, Veranstaltungsunterlagen, Pausengetränke und Snacks, zwei Mittagessen inklusive Getränken, einen Empfang sowie freies Parken mit einem Fahrzeug pro Teilnehmer in den Aachener Parkhäusern der Aachener Parkhaus GmbH (außer im Parkhaus Carolus Thermen). Die Teilnehmergebühren enthalten ebenfalls die Teilnahme am Festabend, insofern das Kontingent an Festabendplätzen noch nicht erschöpft ist (siehe Ziffer 6). Als weitere kostenlose Serviceleistung gibt es die Möglichkeit, mit den Daten: Firma, Vor- und Nachname und Postadresse in ein Teilnehmerverzeichnis aufgenommen zu werden. Alle Veranstaltungsgebühren verstehen sich netto zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer sowie, falls anfallend, weiterer Steuern und Abgaben.

4. Anmeldung und Anmeldebestätigung

Die Anmeldung zum Aachener Kolloquium Fahrzeug- und Motorentechnik kann ausschließlich online über das Anmeldeportal auf der Webseite www.aachener-kolloquium.de bzw. www.aachen-colloquium.com erfolgen. Für jeden Teilnehmer ist ein separates Formular zu verwenden. Sammelanmeldungen können über das Anmeldeportal auf der angegebenen Webseite vorgenommen werden. Der Veranstalter behält sich vor, Anmeldungen, die nicht über das Anmeldeportal eingereicht wurden, abzulehnen. Die Anmeldungen werden in der Reihenfolge ihres Eingangs berücksichtigt. Die Bestätigung einer Anmeldung erfolgt an die in der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse. Meldet ein Dritter im Auftrag einen oder mehrere Teilnehmer zur Veranstaltung an, hat dieser Dritte sicherzustellen und versichert dies gegenüber dem Veranstalter, dass er hierzu von dem anzumeldenden Teilnehmer oder den anzumeldenden Teilnehmern ausdrücklich befugt ist. Der Dritte wird in diesem Fall sicherstellen, dass die anzumeldende Person auf die Erklärung zum Datenschutz, die auch unter www.aachener-kolloquium.de/datenschutz bzw. www.aachen-colloquium.com/privacy abrufbar ist, hingewiesen wird. Die Anmeldung ist erst nach Versand einer Anmeldebestätigung per E-Mail und dem Zahlungseingang abgeschlossen. Der Veranstalter behält sich das Recht vor, Teilnehmern den Zutritt zur Veranstaltung zu verwehren, deren Rechnungen zu Veranstaltungsbeginn nicht kontenwirksam beglichen sind. Nebenabsprachen jeglicher Art bedürfen der schriftlichen Form.

5. Zahlungsbedingungen

Rechnungen werden unmittelbar nach Rechnungsstellung ohne zusätzlich anfallende Kosten per Post oder digital an die auf der Anmeldung angegebene Rechnungsadresse verschickt. Sie gelten auch als Teilnahmebescheinigungen. Alle Rechnungen sind ohne Unterschrift gültig. Die Rechnungsbeträge sind nach Erhalt der Rechnung ohne jegliche Abzüge bis zum auf der Rechnung genannten Fälligkeitsdatum zu zahlen. Rechnungen können vorab per Überweisung oder Kreditkarte bezahlt werden. Es können nur VISA und MasterCard abgerechnet werden. Eine Barzahlung ist nur vor Ort und nach vorheriger schriftlicher Genehmigung des Veranstalters möglich. Bei Überweisungen aus dem außereuropäischen Ausland verpflichtet sich der Zahlungspflichtige, alle anfallenden Gebühren zu übernehmen. Die Anmeldung ist erst nach Zahlungseingang abgeschlossen.

6. Teilnehmerbeschränkungen

Der Veranstalter behält sich vor, die maximale Anzahl der Teilnehmer zu begrenzen. Die Anmeldungen werden nach ihrem Eingang berücksichtigt. Ist die Grenze der maximalen Teilnehmerzahl erreicht, wird dies auf der Webseite bekannt gegeben und alle Interessenten können sich über das Anmeldeportal auf eine Warteliste setzen lassen. Nachrücker werden kurzfristig über die Möglichkeit einer Teilnahme informiert.
Die Anzahl der Teilnehmer am Festabend ist begrenzt. Die Anmeldung zum Festabend ist nur möglich, solange noch freie Plätze verfügbar sind. Bei Anmeldung können die Teilnehmer einen Platzierungswunsch für einen der Festabendsäle angeben. Der Veranstalter versucht, diesen Wunsch bestmöglich zu berücksichtigen. Ein Anspruch auf die wunschgemäße Saalplatzierung besteht allerdings nicht.

7. Aussteller, Verantwortung für Ausstellungsstände

Diese Geschäftsbedingungen gelten nicht für Aussteller. Für diese gelten gesonderte Geschäftsbedingungen, die auf der Webseite der Veranstaltung einsehbar sind und beim Veranstalter jederzeit angefordert werden können.
Die Verantwortung für Ausstellungsstände und Teile davon obliegt alleine dem jeweiligen Aussteller, der bei hiermit im Zusammenhang stehenden Unfällen alleine haftet.

8. Vortragsprogramm

Der Veranstalter behält sich vor, das Programm in Ausnahmefällen unter Wahrung des Gesamtcharakters der Veranstaltung kurzfristig zu ändern. Für die Inhalte der Vorträge sind ausschließlich die Vortragenden verantwortlich. Der Veranstalter ist hierfür nicht haftbar.

9. Datenschutz

Informationen zum Datenschutz werden dem Teilnehmer gesondert zur Verfügung gestellt. Auf die unter www.aachener-kolloquium.de/datenschutz und www.aachen-colloquium.com/privacy abrufbare Datenschutzerklärung wird ausdrücklich hingewiesen.

10. Stornierung durch den Veranstalter

Der Veranstalter ist berechtigt, das Kolloquium aus wichtigen Gründen, wie etwa höherer Gewalt oder anderen nicht vom Veranstalter zu vertretenden Umständen, abzusagen. Der Veranstalter verpflichtet sich in diesen Fällen die Teilnehmer per E-Mail über den Ausfall der Veranstaltung zu informieren und die bereits gezahlten Teilnehmergebühren in voller Höhe zu erstatten. Eine Erstattung der Teilnehmergebühren bei Absage des Kolloquiums in Fällen höherer Gewalt ist ausgeschlossen. Vergebliche Aufwendungen von Teilnehmern werden nur erstattet, wenn der Veranstalter den Ausfall des Kolloquiums zu vertreten hat. Der Veranstalter behält sich darüber hinaus vor, im Falle eines krankheitsbedingten Ausfalls eines Referenten, den Vortrag oder die Session ersatzlos ausfallen zu lassen. Eine Erstattung bei Ausfall einzelner Vorträge oder Sessionen ist nicht möglich.

11. Stornierung durch Teilnehmer

Die Stornierung einer Anmeldung bedarf der Textform. Bei formgerechter Stornierung bis zum 1. September des Veranstaltungsjahres gemäß Poststempel bzw. Eingang der E-Mail wird eine Bearbeitungsgebühr von 70,- € zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer erhoben. Bereits gezahlte Teilnehmergebühren werden bei Stornierung bis zu dieser Frist abzüglich der Bearbeitungsgebühr erstattet. Es besteht nach der Stornierung bis zu dieser Frist kein Anspruch mehr auf Bezug der Tagungsunterlagen.
Nach der gesetzten Frist muss die Teilnehmergebühr gemäß Rechnung in voller Höhe gezahlt werden. Dies gilt sowohl für Stornierungen nach dem 1. September des Veranstaltungsjahres als auch im Falle des Fernbleibens von der Veranstaltung. Die Veranstaltungsunterlagen werden dem Teilnehmer in diesem Fall auf Wunsch per Post zugesendet, sobald die Veranstaltungsgebühr in voller Höhe kontenwirksam bezahlt wurde.
Ist der Teilnehmer krankheitsbedingt an einer Teilnahme gehindert und möchte der Teilnehmer aus diesem Grund vom Vertrag zurücktreten, ist dem Veranstalter unverzüglich ein ärztliches Attest vorzulegen, aus dem sich die krankheitsbedingte Verhinderung während des Zeitraumes der Veranstaltung ergibt. In diesem Fall wird keine Bearbeitungsgebühr erhoben und bereits gezahlte Gebühren werden in voller Höhe zurückerstattet. Bei einer Stornierung aufgrund von Krankheit entfällt der Anspruch auf Bezug der Tagungsunterlagen.
Teilnehmer sind nicht zur Minderung, Zurückbehaltung oder Aufrechnung berechtigt, es sei denn, diese Ansprüche sind unbestritten und rechtskräftig in Schriftform belegt.

12. Umbuchung durch Teilnehmer

Teilnehmer können im Falle einer Verhinderung einen Ersatzteilnehmer benennen. Teilnehmeränderungen bis zum 1. September des Veranstaltungsjahres sind kostenfrei. Nach diesem Datum wird pro Umbuchung eine Umbuchungsgebühr von 50,- € zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer erhoben. Dies gilt auch für Umbuchungen vor Ort. Erfüllt der Ersatzteilnehmer andere Voraussetzungen als der ursprüngliche Teilnehmer, hat er beispielsweise keinen Anspruch auf den zuvor gewährten Rabatt, ist der Differenzbetrag unverzüglich nachzuzahlen. Andernfalls kann der Veranstalter die Umbuchung ablehnen und dem Ersatzteilnehmer die Teilnahme verweigern. Zudem darf der Ersatzteilnehmer noch nicht selbst zur Veranstaltung angemeldet sein. Teilnehmeränderungen sind bis 1. Oktober des Veranstaltungsjahres unter Angabe aller personenbezogenen Daten in Textform dem Veranstalter mitzuteilen. Für die Änderungsmeldung darf keinesfalls das offizielle Anmeldeformular verwendet werden. Änderungen nach dem 1. Oktober des Veranstaltungsjahres können nur noch persönlich vor Ort im Tagungsbüro vorgenommen werden.

13. Veranstaltungsunterlagen

Die Veranstaltungsunterlagen werden ausschließlich vor Ort ausgehändigt. Ist der Teilnehmer nicht vor Ort, um diese entgegenzunehmen, werden sie ihm nach Ausgleich aller offenen Rechnungen auf Wunsch per Post zugesandt. Die Rechte für die Veranstaltungsunterlagen liegen ausschließlich beim Veranstalter. Sie dürfen ohne ausdrückliche, schriftliche Zustimmung des Veranstalters nicht vervielfältigt, digitalisiert, veröffentlicht, vertrieben, zum Download bereitgestellt, für andere Veranstaltungen genutzt oder für Dritte zugänglich gemacht werden. Lizenzen für die firmeninterne Verbreitung können beim Veranstalter schriftlich beantragt werden. Der Tagungsband ist ab 2012 unter einer ISBN geführt und darf somit als Publikation unter Angaben der vollständigen Quelle angegeben und zitiert werden. Die Tagungsunterlagen des jeweiligen Jahres werden erst nach Veranstaltungsende verkauft.

14. Rahmprogramm

Das Rahmenprogramm steht lediglich Begleitpersonen, jedoch nicht den Konferenzteilnehmern zur Verfügung. Die Kosten des Rahmenprogramms sind nicht in den Teilnehmergebühren enthalten, sondern müssen zusätzlich entrichtet werden. Im Falle einer Stornierung gelten dieselben Fristen und Bedingungen wie bei Stornierung einer Konferenzteilnahme (siehe Ziffer 11). Eine Stornierungsgebühr wird jedoch nicht erhoben.

15. Gerichtsstand und anwendbares Recht

Für die Vertragsbeziehung gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss der Regelungen des Internationalen Privatrechtes. Soweit gesetzlich zulässig, wird als Gerichtsstand Aachen vereinbart.

Allgemeine Informationen der
Aachener Kolloquium Fahrzeug- und Motorentechnik GbR

1. Anmeldung

Der Veranstalter empfiehlt aufgrund einer möglichen Teilnehmerbegrenzung und beschränkter Kapazitäten in den Festabendsälen eine frühzeitige Anmeldung.

2. Vorgehen zur Anmeldung

  1. Online anmelden
  2. Bestätigung erhalten
  3. Rechnung abwarten und begleichen
  4. Registrierungsabschluss nach Zahlungseingang
  5. Unterlagen bei Veranstaltung entgegennehmen

3. Zahlungsverzögerung

Gemäß den Geschäftsbedingungen müssen die Teilnehmergebühren zu Beginn der Veranstaltung kontenwirksam beglichen sein (siehe Ziffer 4 der Geschäftsbedingungen). Bitte setzen Sie sich unverzüglich mit dem Veranstalter in Kontakt, wenn Sie diese Voraussetzung nicht einhalten können.

4. Hotel

Die Anmeldung zum Aachener Kolloquium Fahrzeug- und Motorentechnik beinhaltet keine Reservierung eines Hotelzimmers. Jeder Teilnehmer ist selbst für die Buchung eines Zimmers verantwortlich.
Zimmerreservierungen können mit dem auf der Webseite online gestellten Formular des aachen tourist service e.V. vorgenommen werden; für deren Inhalte ist der Veranstalter nicht verantwortlich. Aufgrund reservierter Kontingente empfiehlt sich eine frühzeitige Hotelbuchung. Der Veranstalter weist ausdrücklich darauf hin, dass es bei Buchungen kurz vor der Veranstaltung zu einer erhöhten Nachfrage an Zimmern und der Nachfrage angepassten Zimmerpreisen kommen kann. Es besteht kein Anspruch auf Sonderkonditionen oder freie Zimmerkontingente.

5. Anfahrt

Die Teilnehmer des Aachener Kolloquiums Fahrzeug- und Motorentechnik sind für ihre Anreise zum Veranstaltungsort selbst verantwortlich.

6. Tagungsbüro

Die Öffnungszeiten des Tagungsbüros sind im Programmheft veröffentlicht.

7. Konferenzsprache

Die Vorträge werden simultan in Deutsch und Englisch übersetzt. Kopfhörer für die Simultanübersetzung stehen kostenlos zur Verfügung. Der Tagungsband wird ausschließlich in Englisch publiziert.

8. Bestellung von Tagungsunterlagen

Lizenzen für die Einzelplatznutzung oder die firmeninterne Bereitstellung von Tagungsunterlagen sowie einzelne Artikel können beim Veranstalter bestellt werden.

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Sara Portz
(geb. Kleineheer)

Sara Portz
(née Kleineheer)

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