FAQ – Häufig gestellte Fragen

Gerne beantworten wir Ihre Fragen zu unserer Veranstaltung. Sollten Sie die Antwort auf Ihre Frage in dieser Auflistung nicht finden, nehmen wir Ihre Anfrage gerne persönlich entgegen. Die Kontaktdaten finden Sie rechts.

  • Anmeldung
  • Rechnung & Zahlung
  • Veranstaltungsort
  • Festabend

Anmeldung

Wann beginnt die Anmeldung?

Die Anmeldung zur Teilnahme startet im Mai mit Veröffentlichung des Programmheftes.

Bis wann läuft die Anmeldung?

Sie können sich bis Freitag vor Veranstaltungsbeginn anmelden. Bitte beachten Sie jedoch, dass es zu einem vorherigen Anmeldestopp kommen kann. In diesem Fall können keine Anmeldungen mehr entgegen genommen werden. Bitte beachten Sie die aktuellen Hinweise auf unserer Webseite. Wir empfehlen eine frühzeitige Anmeldung.

Kann ich die Teilnahme stornieren?

Bis 1. September des Veranstaltungsjahres kann die Anmeldung storniert werden. Es fallen Stornierungsgebühren in Höhe von 70,- € zzgl. Mehrwertsteuer an. Nach diesem Datum – auch wenn die Anmeldung erst danach erfolgte – ist eine Stornierung nicht mehr möglich.

Sie können dann jedoch noch einen Ersatzteilnehmer bestimmen. Dieser darf selbst noch nicht zum Kolloquium angemeldet sein. Bis 1. September des Veranstaltungsjahres erfolgt die Umbuchung kostenlos. Danach fallen Umbuchungsgebühren in Höhe von 50,- € zzgl. Mehrwertsteuer an.

Eine Stornierung sowie Umbuchung muss immer schriftlich unter Angabe der Kunden- oder Rechnungsnr. per E-Mail an Frau Kleineheer erfolgen (Kontakt siehe rechts). Bitte geben Sie bei einer Umbuchung zusätzlich die kompletten Kontaktdaten der neuen Person mit an.

Ich kann doch nicht teilnehmen. Kann ich einen Ersatzteilnehmer aus meiner Firma benennen?

Bis 1. September des Veranstaltungsjahres kann die Anmeldung storniert werden. Es fallen Stornierungsgebühren in Höhe von 70,- € zzgl. Mehrwertsteuer an. Nach diesem Datum – auch wenn die Anmeldung erst danach erfolgte – ist eine Stornierung nicht mehr möglich.

Sie können dann jedoch noch einen Ersatzteilnehmer bestimmen. Dieser darf selbst noch nicht zum Kolloquium angemeldet sein. Bis 1. September des Veranstaltungsjahres erfolgt die Umbuchung kostenlos. Danach fallen Umbuchungsgebühren in Höhe von 50,- € zzgl. Mehrwertsteuer an.

Eine Stornierung sowie Umbuchung muss immer schriftlich unter Angabe der Kunden- oder Rechnungsnr. per E-Mail an Frau Kleineheer erfolgen (Kontakt siehe rechts). Bitte geben Sie bei einer Umbuchung zusätzlich die kompletten Kontaktdaten der neuen Person mit an.

Können Sie mir ein Einladungsschreiben für mein Visum ausstellen?

Selbstverständlich sind wir Ihnen gerne behilflich. Bitte senden Sie eine E-Mail mit folgenden Angaben an Frau Kleineheer (Kontakt siehe rechts):

  • Vorname
  • Nachname
  • Passnummer
  • Geburtsdatum
  • Tag der Ankunft in Deutschland
  • Tag der Abreise aus Deutschland

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass alle Anfragen kritisch geprüft werden und Sie eventuell weitere Fragen beantworten müssen.

Woher weiß ich, dass meine Anmeldung geklappt hat?

Wir wollen Ihnen Gewissheit bieten und haben daher ein mehrschrittiges Anmeldeverfahren entwickelt:

  1. Automatisch versandte Anmeldebestätigung von unserer Webseite –> unverbindlich
  2. Anmeldebestätigung mit beigefügter Rechnung
  3. Erhalt der Rechnung per Post

Erst wenn die Schritte 2 und 3 vollzogen sind, können Sie sicher sein, dass Ihre Anmeldung bei uns angekommen ist und ordnungsgemäß verarbeitet wurde.

Wieso habe ich noch keine Teilnahmebestätigung erhalten?

Wir wollen Ihnen Gewissheit bieten und haben daher ein mehrschrittiges Anmeldeverfahren entwickelt:

  1. Automatisch versandte Anmeldebestätigung von unserer Webseite –> unverbindlich
  2. Anmeldebestätigung mit beigefügter Rechnung
  3. Erhalt der Rechnung per Post

Erst wenn die Schritte 2 und 3 vollzogen sind, können Sie sicher sein, dass Ihre Anmeldung bei uns angekommen ist und ordnungsgemäß verarbeitet wurde.

Sollten Sie keine Teilnahmebestätigung erhalten haben, wurde Ihre Anmeldung bislang nicht bearbeitet. Die kann folgende Gründe haben:

  • Ihre Anmeldung ist weniger als zwei Tage her und befindet sich noch in Bearbeitung. Bitte gedulden Sie sich noch ein wenig.
  • Ihre Anmeldung wurde nicht ordnungsgemäß durchgeführt und ist daher nicht bei uns angekommen. Bitte beachten Sie, dass nur Anmeldungen, die mit unseren aktuellen Formularen durchgeführt wurden, akzeptiert werden. Formlose Anmeldungen sowie firmeneigene Bestellungen werden nicht berücksichtigt.

Was passiert mit Teilnehmern auf der Warteliste?

Aufgrund der stetig steigenden Nachfrage ist es uns in den letzten Jahren leider nicht möglich gewesen, alle Kunden an der Konferenz teilnehmen zu lassen. Sie können sich auf Wunsch jedoch auf unsere Warteliste setzen lassen. Werden kurzfristig wegen Absagen oder durch organisatorische Änderungen noch Plätze verfügbar, haben Sie die Chance nachzurücken – ggf. auch mit eingeschränkten Leistungen zum vollen Preis. Ein Platz wird allerdings nicht garantiert.

Rechnung & Zahlung

Welche Zahlungsmethoden werden akzeptiert?

Wir akzeptieren die Vorauskasse per Banküberweisung unter Angabe der Rechnungsnummer, Visa oder MasterCard.

Bis wann muss die Rechnung bezahlt sein?

Die Rechnung ist bis zum auf der Rechnung ausgewiesenen Zahlungsziel, spätestens jedoch bis zum Beginn der Veranstaltung vollständig zu begleichen.

Wer trägt die Bankgebühren?

Sämtliche Bankgebühren – Ihre sowie unsere – sind vom Geldsender zu tragen. Bitte stellen Sie bei der Überweisung entsprechend „OUR“ ein.

Wo finde ich die Bankdaten?

Die Bankdaten finden Sie rechts oben auf Ihrer Rechnung.

Ich habe noch keine Rechnung erhalten. Wieso nicht?

Die Rechnung kommt Ihnen auf zwei Wegen zu:

  • per E-Mail als Anhang an Ihrer Teilnahmebestätigung – bitte prüfen Sie auch Ihren Spam-Filter – und
  • per Post an die von Ihnen angegebene Rechnungsadresse.

Sollten Sie keine Teilnahmebestätigung erhalten haben, wurde Ihre Anmeldung bislang nicht bearbeitet. Die kann folgende Gründe haben:

  • Ihre Anmeldung ist weniger als zwei Tage her und befindet sich noch in Bearbeitung. Bitte gedulden Sie sich noch ein wenig.
  • Ihre Anmeldung wurde nicht ordnungsgemäß durchgeführt und ist daher nicht bei uns angekommen. Bitte beachten Sie, dass nur Anmeldungen, die mit unseren aktuellen Formularen durchgeführt wurden, akzeptiert werden. Formlose Anmeldungen sowie firmeneigene Bestellungen werden nicht berücksichtigt.

Rechnungen von Kreditkartenzahlern werden erst verschickt, nachdem die Kreditkarte belastet wurde. Dies kann unter Umständen einige Tage in Anspruch nehmen.

Bitte beachten Sie außerdem, dass insbesondere ins Ausland die Laufzeiten der Post länger ausfallen.

Bei Bedarf senden wir Ihnen gerne eine Rechnungskopie zu.

Auf meiner Rechnung ist etwas falsch oder fehlt. Was ist zu tun?

Bitte setzen Sie sich per E-Mail mit Frau Kleineheer (Kontakt siehe rechts) in Verbindung.

Ich bin verhindert. Kann ich das Geld für nächstes Jahr gutschreiben lassen?

Nein, eine Gutschrift für Folgejahre ist nicht möglich.

Erfolgt die Stornierung vor dem 1. September des Veranstaltungsjahres, erhalten Sie bereits gezahlte Gebühren abzüglich einer Stornierungspauschale von 70,- € zzgl. Mehrwertsteuer zurück. Nach diesem Datum ist eine Stornierung nicht mehr möglich.

Sie können dann jedoch noch einen Ersatzteilnehmer bestimmen. Dieser darf selbst noch nicht zum Kolloquium angemeldet sein. Bis 1. September des Veranstaltungsjahres erfolgt die Umbuchung kostenlos. Danach fallen Umbuchungsgebühren in Höhe von 50,- € zzgl. Mehrwertsteuer an. Bitte setzen Sie sich mit Frau Kleineheer (Kontakt siehe rechts) in Verbindung.

Ich habe storniert. Wann wird das Geld erstattet?

Bitte warten Sie zunächst die Gutschrift ab. Erst wenn diese erstellt wurde, ist Ihre Stornierung gültig. Das Geld wird zurückerstattet, sobald alle Ausstände Ihrer Firma beglichen sind und das Kolloquium vorüber ist.

Veranstaltungsort

Wo findet die Konferenz statt?

Eurogress Aachen
Monheimsallee 48
52062 Aachen

Mehr Informationen zur Anreise

Gibt es Catering?

Selbstverständlich werden Sie während des gesamten Kolloquiums bewirtet. Es ist im Teilnahmepreis inbegriffen.

Am Montagabend während der Eröffnung bieten wir Ihnen Suppen und Fingerfood sowie diverse Getränke an. Am Dienstag und Mittwoch stehen Ihnen Snacks und Getränke ganztags zur Verfügung. Mittags reichen wir ausgewählte Speisen – natürlich auch für Vegetarier – und Wein . Am Dienstagabend können Sie sich auf ein exklusives Dinner freuen.

Ist Internet verfügbar?

Im Eurogress steht Ihnen kostenloses WLAN zur Verfügung. Die Zugangsdaten können Sie den Aushängen, zum Beispiel am Tagungsbüro, entnehmen. Wir weisen darauf hin, dass es zu Stoßzeiten wie etwa den Pausen, aufgrund der hohen Zugriffsquote zu langsamen Verbindungen kommen kann.

Wo kann ich parken?

Das nächstgelegene Parkhaus ist das Parkhaus „Eurogress“ direkt am Veranstaltungszentrum. Aufgrund begrenzter Kapazitäten kommt es allerdings frühzeitig zu Überfüllungen. Daher empfehlen wir das Ausweichen auf andere APAG Parkhäuser, z.B. in der Couvenstraße.

Parken Sie Ihr Auto in einem APAG Parkhaus (außer Carolus Thermen). Ziehen Sie dort zunächst regulär ein Einfahrticket und tauschen Sie dieses zusammen mit dem in Ihrem Namensschild befindlichen Coupon gegen ein 3-Tage-Dauerparkticket. Mit diesem Parkticket können Sie zunächst ausfahren und dann so oft Sie wollen – auch in andere Parkhäuser der APAG – ein- und ausfahren.

Sie können Ihr Auto auch am Hotel stehen lassen und sich von dort mit unserem kostenlosen Shuttle-Service abholen lassen.

Mehr Parkinformationen

Festabend

Kann ich eine Begleitung zum Festabend mitbringen?

Sie können gerne eine Begleitung mitbringen, solange noch Plätze verfügbar sind. Pro Begleitperson berechnen wir
30,-  € zzgl. MwSt. Bitte beachten Sie, dass Begleitpersonen nur jene Personen sind, die nicht am Kolloquium teilnehmen.

Die Anmeldung einer Begleitperson zum Festabend erfolgt direkt bei Ihrer eigenen Anmeldung zur Konferenz oder nachträglich formlos per E-Mail. Bitte geben Sie den Namen der Begleitung an.

Kann ich noch jemandem zum Festabend nachmelden?

Sie können eine Begleitperson zum Festabend nachmelden solange noch Plätze verfügbar sind. Bitte schreiben Sie eine formlose E-Mail mit dem Namen Ihrer Begleitung an das Organisationsteam.

Ist es möglich einen Sitzplatz zu reservieren?

Beim Festabend gilt die freie Platzwahl. Eine Sitzplatzreservierung ist daher nicht möglich. Sie können jedoch einen Wunschsaal angeben. Wir versuchen Ihren Wunsch bestmöglich zu berücksichtigen.

Ich würde gerne mit meinem Kollegen zusammensitzen. Ist das möglich?

Beim Festabend gilt die freie Platzwahl. Eine Sitzplatzreservierung ist daher nicht möglich. Sie können jedoch bei der Anmeldung einen Wunschsaal angeben. Wir versuchen Ihren Wunsch bestmöglich zu berücksichtigen.

Welcher Festsaal ist der beste?

Wir bieten für jeden Geschmack eine geeignete Location – von groß und pompös bis klein und urig. Schauen Sie sich alle Säle in Ruhe in unserer Übersicht an.