Informationen für Aussteller

Hier finden Sie alle für Aussteller relevanten Informationen.
Selbstverständlich haben Sie auch die Möglichkeit die Informationen gesammelt herunterzuladen.

Veranstalter

Aachener Kolloquium Fahrzeug- und Motorentechnik GbR
Postfach 10 02 11
52002 Aachen
Deutschland
info@aachen-colloquium.com
www.aachener-kolloquium.de

Veranstaltungsort

Eurogress, Monheimsallee 48, 52062 Aachen, Deutschland
www.eurogress-aachen.de

Veranstaltungsdatum

9. – 11. Oktober 2017

Preise

Preise:

Standfläche: 370,- €/qm zzgl. MwSt.
Komplettstand: 470,- €/qm zzgl. MwSt.

Bitte beachten Sie die Mindestabnahmemenge von 10 qm

Standbetreuer

Die Anzahl der Standbetreuer ist abhängig von der gebuchten Standgröße:

< 50qm = 2 Standbetreuer > 50qm = 3 Standbetreuer

Bei einer außerordentlichen Standfläche von < 10qm = 1 Standbetreuer.

Die Standbetreuer müssen über ein eigenes Anmeldeformular namentlich registriert werden. Dieses Formular finden Sie ab Anfang Mai auf unserer Webseite.

Über das Freikontingent hinausgehende Standbetreuer müssen kostenpflichtig mithilfe des regulären Anmeldeformulars für Teilnehmer gemeldet werden.

Die Tagungsunterlagen für den/die Standbetreuer liegen zu Beginn des Kolloquiums im Tagungsbüro bereit.

Inkludierte Leistungen

  • Eintritt zu Vorträgen und zur Fachausstellung
  • Teilnahme am Eröffnungsabend
  • Eintritt zum Festabend
  • Tagungsband
  • Pausensnacks und Getränke
  • Mittagessen
  • Veröffentlichung einer Firmendarstellung im Ausstellerverzeichnis mit maximal 1 Seite in Deutsch und Englisch auf Basis der vorgegebenen Formatvorlage

Deadlines

Benachrichtigung der Aussteller ab 01.04.2017
Rücksendung der Firmendarstellung bis 10. August 2017
Rücksendung der Standbetreueranmeldung bis 15.08.2017
Für Anmeldungen, die nach dem 15. August eingehen, wird eine Gebühr aufgrund von Fristüberschreitung in Höhe von 50€ (zzgl. MwSt.) erhoben.

Bitte beachten Sie, dass es aufgrund der großen Nachfrage keine Deadline für die Ausstelleranmeldung gibt. Die Vergabe der Standflächen orientiert sich an der Eingangsreihenfolge der Anmeldungen. Eine Registrierung ist nicht mehr möglich, sobald die Ausstellung ausgebucht ist.

Wir empfehlen eine frühzeitige Anmeldung.

Um frühstmöglich über den Anmeldestart informiert zu werden, können Sie sich in unseren Call-for-Aussteller E-Mail-Verteiler aufnehmen lassen. Wenden Sie sich hierfür bitte an das Organisations-Team (info@aachen-colloquium.com).

Auf- und Abbauzeiten

Aufbau:
Freitag: 10:00 Uhr – 18:00 Uhr
Samstag: 08:00 Uhr – 18:00 Uhr
Sonntag: 08:00 Uhr – 18:00 Uhr
Montag: 08:00 Uhr – 15:00 Uhr

Abbau:
Mittwoch bis 24:00 Uhr
Donnerstag 08:00 Uhr bis 12:00 Uhr
Der Zutritt der Messebaufirmen und der Abbau ist erst nach Ende der Abschlussrede ab ca. 17:00 Uhr und nur nach ausdrücklicher Freigabe durch den Veranstalter gestattet.

Die Auf- und Abbauzeiten sind unbedingt einzuhalten.

Bitte beachten Sie, dass wir keine weiteren Lieferungen, Montagen oder Demontagen während des Kolloquiums gestatten.
Bei Zuwiderhandlung kann ein Ausschluss von zukünftigen Kolloquien erfolgen!

Anlieferung (Umweltzone ab 2016)

Bitte beachten Sie bei der Wahl des Fahrzeugs für die Anlieferung Ihrer Ausstellungsgüter, dass der Eurogress Aachen ab 2016 in einer Umweltzone liegt. Weitere Informationen zur Umweltzone finden Sie hier:

http://www.aachen.de/DE/stadt_buerger/umwelt/luft-stadtklima/luftreinhalteplan_umweltzone/umweltzone/index.html .

Örtliche Besonderheiten

Die tagungsbegleitende Fachausstellung befindet sich im Erd- und Obergeschoss.

Die Anfahrt zum Gebäude für das Ent-/ und Beladen ist ebenerdig. LKW (ohne Anhänger) dürfen ein Gesamtgewicht von 7,5 t nicht überschreiten. Es besteht weder eine Wende- noch Parkmöglichkeit.

Für das Ent- / Beladen der Ausstellungsgüter/Messebaumaterialien – insbesondere für die Beförderung in das Obergeschoss – steht ein Gabelstapler (Höchstlast 1,2t) inkl. Fahrer kostenpflichtig zur Verfügung. Ein Lastenaufzug ist nicht vorhanden. Das Bestellformular der Spedition Schenker ist den Unterlagen von top Messebau beigefügt.

Einlagerung von Leergut/Verpackungsmaterial ist im Eurogress nicht möglich, kann aber ggf. durch Schenker erfolgen.

Wasser- und Druckluftanschlüsse sind nicht möglich.

Bauhöhe

Die Standardbauhöhe beträgt 250 cm. Abhängig von der Standposition sind abweichende Bauhöhen nach Rücksprache möglich.

Bodenbeschaffenheit

Erdgeschoss: Basalt-Steinplatten grau
Obergeschoss: dunkles Parkett

Beachten Sie, dass eine Maximallast von 500 kg pro Quadratmeter nicht überschritten werden darf.

Bei Verlegung von Bodenbelägen ist rückstandsfreies Klebeband zu verwenden. Schäden werden dem Aussteller in Rechnung gestellt.

Standgestaltung

  • Alle Standbaupläne sind via E-Mail bis Anfang September bei der top Messebau GmbH einzureichen.
  • Der Messestand sollte größtenteils über offene, transparente Seitenwände verfügen.
  • Beim Verlegen von Bodenplatten sind abgeschrägte Abschlusskanten zwingend vorgeschrieben.
  • Beachten Sie, dass es eine Maximallast von 500 kg pro Quadratmeter nicht überschritten werden darf.

Informationen zum Komplettstand

In Kooperation mit top Messebau ist es möglich einen ausgestatteten Komplettstand zu mieten.

Informationen zum Komplettstand finden Sie hier

Ist eine Umplatzierung möglich?

Nein! Bitte haben Sie Verständnis, dass nach der Vergabe der Standflächen keine Umplatzierungswünsche mehr berücksichtigt werden können. Informationen zum Stornieren Ihrer Anmeldung finden Sie in unseren Ausstellerbedingungen.

Serviceleistungen (Strom, Abfall, Reinigung usw.) für den Messestand

Alle Informationen und Formulare des von uns beauftragten Servicepartners / Messebauers erhalten Sie im Mai (KW 19) per E-Mail.

Catering auf dem Ausstellungsstand

Bitte beachten Sie, dass die Bewirtung im Eurogress ausschließlich durch den Caterer „lemonpie“ erfolgt:

lemonpie Eventmanagement und Catering GmbH
Frau Stefanie Silberer
Tel.: +49 241 9131261
silberer@lemonpie.de

Bitte wenden Sie sich bezüglich des Caterings für Ihren Ausstellungsstand direkt an Frau Silberer.

Presserundgang durch die Ausstellung

Am Eröffnungstag der Ausstellung ist ab 13:30 Uhr der Einlass für die Presse möglich.

Bitte beachten Sie, dass es durchaus Filmaufnahmen geben kann und stellen Sie Ihren Stand zeitlich entsprechend fertig.

PKW-Parkmöglichkeiten

Während der Kongresstage (Montag bis Mittwoch) übernehmen wir die Parkkosten der angemeldeten Standbetreuer und Teilnehmer. Im Eurogress erhalten Sie gegen Vorlage Ihres Gutscheins (erhältlich am Tagungsbüro) ein Kongressticket, welches zur unbegrenzten Benutzung der Parkplätze bis zum Ende des Kolloquiums berechtigt. Bitte beachten Sie unsere ausliegenden Parkhinweise.

Deadlines

Benachrichtigung der Aussteller ab  01.04.2017
Rücksendung der Firmendarstellung bis 10.08.2017
Rücksendung der Standbetreueranmeldung bis 15.08.2017 (Für Anmeldungen, die nach dem 15. August eingehen, wird eine Gebühr aufgrund von Fristüberschreitung in Höhe von 50€ (zzgl. MwSt.) erhoben.)